【現場流！】シンプル書類整理【書類整理にはこの３つ】
ご訪問件数８００件超えの元汚部屋住人
整理収納アドバイザー・整理収納コンサルタントの関澤千恵です。
今回は何と言っても皆様お悩みの書類整理について！
書類整理のお悩み
- 気が付くとダイニングテーブルやカウンターに書類や郵便物がたまっている
- どんどん持って帰ってくる学校のプリントが管理できない
- 書類がたまりすぎてどこから始めたら良いかわからない
整理収納の現場でも非常に多いお悩みです。
書類整理やファイリングは一つの学問としても成立しているくらい奥が深く、それこそそれだけで本が一冊書けてしまいます。
今回は「セキザワさん、講義はいいのでとにかく今すぐ何とかしたいんです！」というクライアントの切実なお声にこたえるべく、現場流！書類整理の究極シンプルバージョンについてお伝えしていきます。
（今回は具体例として子供の書類整理で進めていますが、おおまかな流れは他の書類でも同様です）
ファイリングの方法について
おすすめはバーチカルファイリング
ファイリングには簿冊式ファイリングとバーチカルファイリングという大きく２つのファイリング方法があります。
今回お伝えするバーチカルファイリングは、
書類を個別フォルダーにはさみ、垂直（バーチカル）に立てて管理する方法です。
オフィスではキャビネットや引き出しなどに入れますが、家庭ではファイルボックスを使い収納します。
メリット
何と言っても入れやすく取り出しやすいということです。
後ほどお話ししますが、ご家庭の書類の殆どは比較的短いスパンで手放していくものになります。
そのため何よりも「循環しやすい＝不要になったら取り出しやすく捨てやすい」ことが大切なのです。
書類整理にはこの３つ
本来整理収納の前に収納用品を買い揃えるのはお勧めできませんが、書類の整理に関しては最低限必要なものが3つあります。それがバーチカルファイリングの説明で書いた
ファイルボックスと個別フォルダーです。
（くれぐれも多めに購入せず、必要に応じて追加して下さい）
おすすめファイルボックス
リンク
おすすめ個別フォルダー
リンク
おすすめクリアファイル（長期保管用）
超シンプル版！書類整理の手順
- 本当に保管する必要があるか考える
- 残したい書類を分類する
- 短期保管と長期保管の書類に分け収める
本当に保管する必要があるか
その書類、そもそも本当に保管しておく必要があるのでしょうか？
後で目を通そうと思っていたもの、少し目を通せばもう必要ないもの、返事を書いて提出すれば終わるもの、こういったものが結構あります。
現場で一緒に書類整理をしていくと、実に８割近い書類が「これ、もういりません」と処分されているのです。
残したい書類を分類する
残したい書類が決まったら、ザックリでいいので分類してみましょう。
その際に付箋を用意して、１枚につき１分類で分類名を書いておきます。
「学校」「習い事」「健康」など、あまり考えすぎず名前を付けたら書類の１枚目に付箋を貼り、同じ分類のものを下に重ねていきます。
書類がなくなるまでひたすらこれを続けます。
やっていくうちに「学校」ではくくりが大きすぎると感じたら、そこから更に「〇〇君」「〇〇ちゃん」「これからやる宿題」など分類を増やします。
逆に分類を作ったものの、その分類に当てはまる書類が数枚しかない場合などは、別の分類とまとめられないか考えてみましょう。
短期保管と長期保管に分け収める
短期保管書類の収め方
②の分類の結果、１年以下の短期保管の書類については付箋につけた分類名を個別フォルダーの見出しにラベリングし、そこに書類を挟み完了です。
長期保管書類の収め方
バーチカルファイリングのメリットは何と言っても「循環しやすい＝不要になったら取り出しやすく捨てやすい」ことでした。
長期保管（目安として１年以上保管するもの）で繰り返し見るものについてはバーチカルファイリングではなくポケットタイプのクリアホルダーに収めます。
長期保管の書類例（学校）
- 学校で使用するデジタル教材（iPad）のID/PW情報
- 保護者用のID/PW情報
- 年間行事予定表
- クラス名簿
- 学校規約
子供の長期保管用書類は、４月の年度初めに新しい書類を持って帰ってきたタイミングで、前年度のものと入れ替えで廃棄します。
まとめ
いかがだったでしょうか？
書類の整理はいきなり完璧に分類しようとするとハードルが高く益々嫌になってしまいますよね。まずはこれくらいざっくりとこの記事に沿って進めてみてくださいね。
書類整理については今後も引き続き書いていきたいと思います！
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